¿Cómo controlar el acceso a un evento con QR?
Respuesta corta
Para controlar el acceso con QR necesitás una aplicación que valide cada entrada contra el sistema de venta en tiempo real, que marque la entrada como usada para que no pueda entrar dos veces, y que funcione con varios escáneres a la vez sin pisarse. En Avantti se escanea desde el navegador del celular, sin instalar ninguna aplicación. La pregunta que casi nadie hace y que más problemas evita es qué pasa si se cae internet en la puerta.
El detalle
Por qué es así
El control de acceso es el único momento del evento donde un error se ve en público. Si la fila se traba, lo ve todo el mundo y el problema es tuyo, no de la plataforma.
El QR no sirve solo para validar: sirve para que una entrada no entre dos veces. Cuando se escanea, queda marcada como usada. Sin eso, una captura de pantalla circulando por WhatsApp te llena el lugar de gente que no pagó.
Por eso importa que los escáneres estén sincronizados entre sí. Si cada celular tiene su propia lista y no se hablan, la misma entrada puede pasar por dos puertas distintas.
Y después está la señal. Muchos venues tienen mala cobertura justo en la entrada. Preguntá qué pasa sin internet: de las plataformas relevadas, Eventbrite documenta que su aplicación funciona sin conexión y sincroniza al reconectarse. Las demás no lo publican.
En la práctica
Cómo se hace, paso a paso
- 1
Calculá cuántos escáneres necesitás
Una regla práctica: un escáner cada 300 a 400 personas si querés que la fila fluya. Para un evento de 1.500, tres o cuatro puntos de escaneo.
- 2
Probá con entradas reales días antes
No el día del evento. Comprá una entrada de prueba, escanealas con los celulares que vas a usar y verificá que se marque como usada.
- 3
Probá el escenario sin señal
Poné el celular en modo avión y escaneá. Si deja de funcionar, necesitás un plan B: red propia, hotspot o una lista de respaldo.
- 4
Preparate para el celular sin batería
Es el caso más común de la noche. Definí de antemano cómo validás a alguien que no puede mostrar su QR: por documento, por correo o por búsqueda manual en el sistema.
- 5
Explicale al staff qué hacer si algo falla
Una instrucción clara y una persona que decide. La fila se traba cuando el de la puerta no sabe si dejar pasar o no.
Y lo que suelen preguntar después
¿Hace falta instalar una aplicación para escanear entradas?
Depende de la plataforma. En Avantti se escanea desde el navegador del celular, sin instalar nada, lo que evita el problema de que el staff llegue con un teléfono sin la app. Passline y Eventbrite tienen aplicaciones dedicadas que hay que instalar y actualizar antes del evento.
¿Qué pasa si alguien saca una captura de pantalla del QR?
Si el sistema marca la entrada como usada al primer escaneo, la copia no entra. El primero que llega pasa y el segundo rebota. Por eso importa que los escáneres estén sincronizados: si cada uno tiene su lista aparte, la copia puede pasar por otra puerta.
¿Cuántos celulares pueden escanear al mismo tiempo?
Es una pregunta directa para hacerle a la plataforma antes de contratar, porque no siempre está publicado. Lo que necesitás confirmar es que sean varios en simultáneo y que compartan el estado de las entradas en tiempo real.
¿Cómo controlo el aforo por sector?
Con cupos definidos por sector en el sistema y escaneo diferenciado en cada acceso. Así sabés en vivo cuánta gente hay en cada zona, que además es lo que suele pedir la habilitación municipal.
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